📖 Buku Panduan Pengguna — RC3ID ATS
Sistem Rekrutmen CareerRC3ID — Panduan Lengkap untuk Staf HR & Admin
Untuk siapa panduan ini? Panduan ini ditulis khusus untuk staf HR dan Admin yang tidak berlatar belakang IT. Setiap langkah dijelaskan secara sederhana, disertai keterangan gambar halaman yang dimaksud. Ikuti langkah demi langkah, dan Anda pasti bisa!
📋 DAFTAR ISI
- Pendahuluan & Login
- Mengenal Halaman Utama (Dashboard)
- Cara Membuat Lowongan Kerja Baru
- Cara Membuat Formulir Pendaftaran (Custom Form)
- Cara Melihat & Menyeleksi Pelamar
- Cara Menyimpan Kandidat ke Talent Pool
- Kendala Umum & Solusinya
1. Pendahuluan & Login
Sistem ini adalah Portal Karir (ATS - Applicant Tracking System) milik RC3ID. Semua data pelamar, mulai dari mereka mengirim CV hingga diterima kerja, diatur secara terpusat di sini.
Cara Masuk (Login) ke Sistem:
- Buka aplikasi peramban web (seperti Google Chrome atau Firefox).
- Ketikkan alamat situs rahasia berikut:
career-rc3id.sigaptb.id/akses-internal-RC3ID
- Masukkan Email Anda (email resmi RC3ID) dan Password yang telah diberikan.
- Klik tombol Sign In.
- Sistem akan mengirim Kode Verifikasi 6 Angka ke email Anda (cek juga folder Spam jika tidak ada di Kotak Masuk).
- Salin kode tersebut dan masukkan ke layar yang diminta, lalu klik Verify.
2. Mengenal Halaman Utama (Dashboard)
Setelah berhasil login, perhatikan deretan tombol menu yang berjejer ke bawah di layar sebelah kiri (Sidebar) Anda.
- Dashboard: Melihat ringkasan dan statistik jumlah pelamar bulan ini.
- Submission General App: Kotak surat untuk pelamar yang mendaftar jalur "Umum/Magang" (mereka yang tidak melamar posisi spesifik).
- Jobs: Tempat Anda menekan tombol untuk membuat pengumuman lowongan baru.
- Submission Jobs: Tempat masuknya semua lamaran dari lowongan aktif yang Anda buat.
- Screening: Papan geser (Kanban) untuk mengelompokkan kandidat per tahap seleksi (misal: "Baru" digeser ke "Wawancara").
- Talent Pool: Kotak simpanan khusus kandidat berpotensi bintang yang mungkin Anda butuhkan sewaktu-waktu.
3. Cara Membuat Lowongan Kerja Baru
Saat organisasi membutuhkan karyawan baru, Anda perlu membuka lowongan di sistem agar pelamar bisa mendaftar lewat website.
- Klik menu Jobs di sebelah kiri.
- Klik tombol warna biru + New Job di kanan atas.
- Anda akan melihat halaman isian. Isi data-data berikut:
- Title: Ketik nama posisi (contoh: Staf IT atau Administrasi).
- Department: Ketik nama divisi (contoh: Keuangan).
- Work Type: Pilih Full-time, Part-time, atau lainnya.
- Deadline Date: Klik kotaknya dan pilih kalender tanggal penutupan lowongan (Jika lewat tanggal ini, pendaftaran akan Otomatis Tutup).
- Description: Ketikkan syarat, tugas, dan kualifikasi. Anda bisa menebalkan huruf atau membuat daftar poin-poin (1, 2, 3...) menggunakan tombol di atas kotaknya (mirip Microsoft Word).
- Klik Create di pojok kanan bawah.
🎉 Selamat! Lowongan sudah otomatis tampil di website publik dan orang sudah bisa melamar.
4. Cara Membuat Formulir Pendaftaran (Custom Form)
Setiap lowongan kerja mungkin butuh pertanyaan yang berbeda. Misalnya, posisi supir ditanya "Punya SIM B1?", sedangkan staf lab ditanya "Bisa operasikan mikroskop?". Sistem ini membebaskan Anda membuat pertanyaan!
- Buka menu Jobs.
- Cari lowongan yang ingin ditambah pertanyaan, lalu klik tombol bergambar Pensil (Edit).
- Geser (scroll) halaman ke paling bawah sampai Anda melihat bagian Form Builder.
- Klik tombol + Add Field.
- Pilih Type (Jenis Jawaban):
- Text Input: Untuk jawaban pendek (contoh: No KTP).
- Textarea: Untuk jawaban panjang (contoh: Ceritakan pengalamanmu).
- Select: Untuk Pilihan Ganda (contoh: Pilih Pendidikan: SMA, S1, S2).
- File Upload: Jika meminta pelamar unggah sertifikat.
- Ketik pertanyaan di kolom Label.
- PENTING UNTUK TIPE SELECT (Pilihan Ganda): Di kolom Options, ketik satu pilihan lalu tekan tombol
Enter di keyboard Anda. Jangan memisahkan dengan koma. (Ketik: "SMA", tekan Enter. Ketik: "S1", tekan Enter).
- Centang kotak Is Required? jika pelamar wajib menjawabnya.
- Jangan lupa klik tombol biru besar Save Changes!
5. Cara Melihat & Menyeleksi Pelamar
Bagian paling penting! Anda ingin melihat siapa saja yang melamar dan menyeleksi mereka.
Melihat Daftar Pelamar
- Klik menu Submission Jobs (Untuk lowongan spesifik) atau Submission General App (Untuk lamaran umum).
- Di atas tabel, Anda akan melihat kotak-kotak bertuliskan nama lowongan aktif. Klik nama lowongannya untuk menyaring tabel agar hanya menampilkan pelamar posisi tersebut.
- Anda akan melihat daftar nama. Klik ikon Mata (View) di baris nama kandidat.
- Layar akan terbuka menampilkan profil kandidat. Di bagian bawah, ada tautan untuk Buka/Unduh Dokumen CV & Ijazah PDF pelamar.
Menyeleksi Pelamar (Screening)
Untuk mengubah status kandidat (misal: memanggilnya wawancara), gunakan Papan Geser (Screening Kanban Board):
- Klik menu Screening di sebelah kiri.
- Pilih nama lowongan dari dropdown di atas.
- Anda akan melihat kotak-kotak nama pelamar berjejer di kolom Applied (Baru masuk).
- Klik tahan kotak nama tersebut (jangan dilepas), lalu seret dan lepaskan di kolom lain seperti Interview (Wawancara) atau Hired (Diterima).
- Cukup digeser-geser saja, sistem otomatis menyimpan perubahan status tersebut!
6. Cara Menyimpan Kandidat ke Talent Pool
Seringkali ada pelamar bagus tapi posisi sedang penuh. Simpan mereka agar mudah dicari di kemudian hari!
- Buka profil pelamar yang bagus di menu Submission Jobs (klik tombol mata).
- Di bagian paling bawah pojok kiri, klik tombol berikon Bintang bertuliskan "Tandai sbg Talent Pool".
- Selesai! Nama pelamar ini sekarang aman tersimpan selamanya di menu Talent Pool di sidebar kiri Anda. Anda bisa membuka menu tersebut kapan saja saat sedang mencari kandidat secara kilat.
7. Kendala Umum & Solusinya
Pernah bingung saat sistem error? Jangan panik, baca panduan ini dulu:
- Pelamar protes tidak bisa unggah (upload) file
Sistem kita dibatasi maksimal file 5 MB agar tidak lemot. Beritahu pelamar: "Maaf Bapak/Ibu, pastikan file PDF Anda tidak lebih dari 5 MB. Silakan kompres online dulu di iLovePDF."
- Opsi Form Pilihan Ganda menyambung tidak bisa diklik
Ini karena HRD lupa menekan tombol
Enter. Kembali ke menu Jobs -> Edit -> Scroll ke formnya. Hapus opsi yang salah, ketik opsi pertama, tekan Enter, ketik opsi kedua, tekan Enter, lalu Save Changes.
- Menu yang saya butuhkan kok hilang?
Itu tandanya hak akses Anda belum diaktifkan. Anda hanya bisa melihat menu yang diperbolehkan untuk peran Anda (HR/Admin). Hubungi Super Admin sistem.
RC3ID IT Team - Agustus 2026